Alithya

Équipe

Rosalie Bea : Recherche UX, Analyse, Design UI

Stéphanie Caron-Moreau : Recherche UX, Analyse, Rédaction

Année

2022

Dans le cadre d'un projet d'intervention à la maîtrise en design d'interaction, le présent mandat consistait en l’amélioration de l’écosystème de l’environnement d’apprentissage et de développement à l’interne ainsi que de ses outils. Concrètement, il s’agissait de positionner

la plateforme de formation Séquoia au coeur du design

d’un nouvel environnement d’apprentissage et de développement afin d’en augmenter les retombées

et de créer de la valeur pour l’entreprise.

 

Considérant la nature sociotechnique du système, il est souhaitable d’atteindre un équilibre entre 1- l’optimisation du système par les technologies et 2- la considération de l’humain et de ses besoins dans la conception de l’écosystème de l’environnement d’apprentissage.

Design de l'écosystème
d'apprentissage
et de développement

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NOTRE APPROCHE

Suivant une approche de design centrée-humain, il importait que la phase de

recherche permette également de rapprocher l’équipe de designers des parties

prenantes de l’écosystème Alithya. Pour ce faire, le processus de recherche de

l’équipe s’inspire de l’approche ethnographique appliquée au design qui est

proposée par Nova, professeur et socioanthropologue. En effet, l’ethnographie

en design est une approche fondamentalement interdisciplinaire où se

côtoient les domaines du design et des sciences sociales. L’ethnographie

préconise la recherche sur le terrain, qu’elle justifie comme étant une valeur

ajoutée non négligeable dans la collecte de données auprès des différents

acteurs (NOVA 2014). L’approche de recherche a également été adaptée afin

d’y intégrer les méthodes suggérées par les experts dans l’implantation d’un

environnement d’apprentissage en milieu de travail. Le but étant de favoriser

l’intégration des recommandations des experts en L&D quant à l’identification

et la compréhension des besoins.

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En ce sens, trois objectifs spécifiques

ont été ciblés, du plus holistique

au plus précis :

LE PLAN DE RECHERCHE

La planification de la recherche s’est basée sur

l’établissement d’un énoncé de recherche qui est de

comprendre l’expérience d’apprentissage dans un

lieu de travail ainsi que les différentes interactions qui existent.

 

Par la suite, une sélection rigoureuse des méthodes

de recherches à privilégier est nécessaire. La recherche

ethnographique et documentaire a permis d’analyser

en profondeur l’expérience d’apprentissage afin de

favoriser les meilleures approches.

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LES MÉTHODES

Grâce aux outils IDEO (2011) et aux méthodes

universelles de design (MARTIN et HANINGTON 2012), les cinq méthodes de recherche suivantes ont été sélectionnées afin d’aider à atteindre les objectifs

de recherche. Ces méthodes ont été réfléchies pour

travailler en système interdépendant, toujours en

parallèle avec une recherche documentaire permettant d’approfondir les informations reçues

et de guider l’ensemble de l’intervention.

CRÉATION DE PROFILS

Tout comme l’expriment les différentes recherches préalablement effectuées, il existe un écart

générationnel sur les lieux de travail actuellement. Il est effectivement possible d’observer jusqu’à

quatre générations différentes sur un même lieu de travail. En effet, chez Alithya, les écarts sont

considérables en matière d’âge, mais aussi en matière de niveau d’expertise. Ce facteur particulier,

conjointement à la variété des corps de métier, accentue la disparité entre les besoins individuels.

Notre équipe de design a donc approfondi sa compréhension des besoins individuels afin d’établir

des profils clés d’usagers dans l’environnement de formation. Ces profils sont des membres actifs

de l’environnement d’apprentissage et représentent, pour certains, des utilisateurs potentiels ou

actuels d’outils numériques de formation. Cette portion du travail a été enrichie par le travail de

recherche effectué par l’équipe en stratégie de contenu chez Alithya.

 

Ainsi, le caractère complémentaire des travaux a permis de dresser un portrait clair des

utilisateurs. Les utilisateurs sont catégorisés en 4 profils type, regroupés par leurs besoins et leurs

fonctions similaires : le profil junior, le profil sénior, le profil gestion et le profil formateur.

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LES OPPORTUNITÉS DE DESIGN

À la lumière des recherches et des constats qui en ont émané, il est possible de cibler les champs d’intervention possibles quant à l’amélioration de certains aspects de l’environnement d’apprentissage et de développement chez Alithya. Ces défis représentent des opportunités clés qui contribueront à pallier la problématique de départ et à atteindre les objectifs établis. Ces opportunités sont les suivantes :

01

L’offre de formation actuelle, les besoins diversifiés des usagers et les moyens dont dispose l’organisation sont difficiles à arrimer.

02

La proactivité et la prise en charge de son

parcours de formation est essentiel. Pour ce

faire, les avantages, la valeur des formations,

la transférabilité et l’application immédiate

des connaissances agissent comme facteur

de motivation et doivent être davantage

explicites. L’individu a besoin de contrôle,

de concrétisation et de liberté.

04

Le partage de connaissances, les activités

en groupe et les interactions humaines

sont bénéfiques à l’apprentissage et au

développement. Les relations humaines sont

aussi bénéfiques à la satisfaction et au niveau

d’engagement. Cet aspect peut être

davantage exploité afin d’engendrer le

maximum de retombées.

05

Il existe une confusion dans la définition

des besoins et le choix des activités de

formations à suivre par le fait que les rôles

et expertises de chacun sont parfois mal

définis ou mal compris par les pairs.

03

Pour les usagers et les formateurs internes,

on remarque un écart considérable entre le

temps nécessaire ou demandé pour la

formation et la réalité de leurs horaires ainsi

que dans la perception des processus liés à la

formation. Les informations comme le temps

et les budgets alloués par l’employeur pour

les formations doivent être connus de tous.

06

Malgré la nécessité d’approcher la formation

comme un système au sein de l’écosystème

global de l’organisation, l’offre de formation

et les entités impliquées fonctionnent

principalement de manière indépendante,

communiquent peu et n’ont pas le même

niveau d’implication. Les silos organisationnels

influencent cette structure dans l’offre

de formation.

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En prenant en compte également les opportunités de design mentionnées, des différents besoins révélés par les professionnels et de la complexité d’une entreprise d’ampleur comme Alithya, les recommandations sont réfléchies selon les trois niveaux essentiels d’une culture d’apprentissage : l’individu, l’équipe et l’organisation. Les trois recommandations présentées ci-dessus s’appliquent à chacun des niveaux. C’est ce qui en fait leur force. En effet, elles cohabitent et s’influencent mutuellement afin de maximiser leur impact, et ce dans l’atteinte des objectifs ciblés par le projet. Les recommandations doivent être perçues, à terme, comme un système en soi. En effet, c’est l’amalgame de leurs forces qui favorisent les résultats escomptés.

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L'EXPÉRIENCE PROJETÉE

La journey map présentée permet de visualiser l’expérience projetée et optimale des utilisateurs. À travers un narratif

basé sur des actions clés, on peut observer les réflexions et les fluctuations émotionnelles des différents profils types

d’utilisateurs (GIBBONS 2018). Cet outil permet de montrer de façon claire, l’expérience d’apprentissage améliorée qui est créée à travers l’utilisation de la plateforme. Ainsi, on remarque un sentiment de contrôle accru pour l’ensemble des profils et une prise en charge rapide lors d’une confusion. De plus, il y a une autonomie plus grande par rapport à son propre cheminement et une stabilité dans la motivation et de l’intérêt des collaborateurs grâce à une concrétisation

de l’ensemble du processus.

CONSTATS DES PROFILS

Pour les profils junior et sénior, l’utilisation de la plateforme permet de garder le fil de leur avancement et de leurs objectifs professionnels. Ils l’utilisent comme un guide numérique personnalisé à leurs besoins de formation, encourageant l’autonomie et la proactivité. Pour le profil gestion, l’utilisation de la plateforme numérique se divise en deux grands objectifs. En effet, celui-ci peut souhaiter l’utiliser pour son propre développement ou encore afin de suivre celui de ses employés. Il est important d’y présenter l’information de façon claire et vulgarisée afin d’aller droit au but. Une telle plateforme devient un levier efficace à la relation interpersonnelle avec l’employeur ou le collaborateur par l’acquisition d’information spécifique sur ce dernier, son cheminement, etc. La centralisation des informations de même nature et l’effacement des silos organisationnels sont des avantages considérables pour le gestionnaire. L’automatisation est aussi un aspect qui l’intéresse et qui permettrait d’obtenir des indicateurs plus clairs pour la prise de décision et l’évaluation.

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Ainsi, les rôles des différents intervenants ainsi que leurs

tâches dans l’écosystème de L&D doivent être clarifiés

et explicités. En effet, la recherche relève une confusion

quant aux rôles et dans l’identification de personnes

ressources. Également, le rayonnement des métiers

et la connaissance des autres domaines ou secteur

d’activité sont des facteurs qui soutiennent

la culture d’apprentissage.

CONCEPTION DU BLUEPRINT

Afin de consolider le processus d’introduction d’un nouveau collaborateur chez Alithya, le processus recommandé est visualisé par un service blueprint et vise à mettre en lumière les étapes ainsi que les différents acteurs et outils nécessaires à l’expérience d’onbo rding porté vers l’apprentissage. Un RACI du processus d’ondboarding a été amélioré dans le cadre du projet et a permis de mener à la consolidation du schéma (blueprint) du processus. Ce processus est déterminant dans l’expérience qu’aura le collaborateur avec l’organisation. Ainsi, il est encouragé de le percevoir comme une prestation de service qui doit miser sur l’accompagnement et la qualité.

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La dernière recommandation consiste à faire rayonner l’écosystème de l’environnement

d’apprentissage et de développement à l’interne, mais aussi à l’externe. Il s’agit de mettre en

lumière la riche culture d’apprentissage qui existe au sein de l’entreprise et de se servir des

outils à dispositions pour atteindre des objectifs d’attraction et de visibilité, entre autres. La

richesse de l’environnement d’apprentissage et de développement chez Alithya présente un

fort potentiel d’attraction de talents ainsi que de rétention. En effet, les recherches montrent

toute l’importance accordée à la formation par les professionnels de tout domaine. Les gens

accordent de l’importance à intégrer ou à évoluer au sein d’un milieu de travail qui valorise

l’apprentissage et le développement. La période de recherche d’emploi et le processus

d’onbo rding représentent des moments clés quant à la valorisation à l’externe de l’offre

d’Alithya. L’apprentissage hors domaine et hors du lieu de travail est également valorisé.

CONCEPTION DE L'ÉCOSYSTÈME NUMÉRIQUE

Afin de faire rayonner ces pratiques et fondements quant à la formation, Alithya gagne à tirer avantage des plateformes déjà à disposition. En effet, l’écosystème des canaux informationnels a été conçu en collaboration

avec l’expertise de l’équipe de stratégie de contenu. Cet outil visuel sert à montrer les possibilités quant à l’atteinte d’une visibilité accrue en plus de cibler les canaux pour la diffusion de certains contenus liés à l’apprentissage

et au développement.

CONCLUSION

Finalement, la mise en application des trois recommandations présentées constitue une avenue stratégique pour Alithya en ce qui touche la consolidation de leur environnement d’apprentissage et de développement. Il s’agit

d’approfondir cette culture portée vers l’apprentissage afin de placer l’humain au coeur d’un éventail de savoirs partagés.

 

Envisager la création d’une plateforme d’expérience d’apprentissage permet de concrétiser l’expérience améliorée pour les différents profils d’utilisateurs. Également, la consolidation et la clarification des rôles et des processus touchant la formation et la prise en charge des nouveaux arrivants contribue à l’amélioration de l’offre de formation interne. Les efforts remarquables qui sont déployés par Alithya ainsi que leurs initiatives méritent de gagner en visibilité afin de favoriser l’atteinte des objectifs.

 

La poursuite des efforts en ce sens permettra de consolider l’atteinte des objectifs afin de créer les retombées attendues pour l’entreprise. Le tout dans l’optique de pallier à la problématique de départ par l’amélioration des taux de satisfaction, les niveaux d’engagement, l’attraction et la rétention des talents grâce à l’apprentissage et au développement.